Desarrollo del Sistema: Ivan Torti - Analista de Sistemas

Miembro del Staff Unitradec

Contenidos

Se trata de un sistema de gestión administrativa desarrollado para sistema operativo Windows con los siguientes módulos:

1. SOCIOS / CUENTAS CORRIENTES.
2. ENERGIA ELECTRICA.
3. AGUA POTABLE.
4. GAS ENVASADO.
5. SEÑAL DE CABLE.

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Además de estos servicios principales, el sistema prevé la posibilidad de facturar servicios y / o colaboraciones adicionales como Ambulancia, Bomberos, Sepelio, etc.

También permite la facturación de "otros conceptos", y la definición de cuotas de facturación automática por conceptos como salvavita, mora, materiales, etc.

El sistema ofrece grandes facilidades para el control de cuentas corrientes y morosos, pudiendo obtenerse rápidamente gran variedad de informes impresos y / o por pantalla.
Relativo al servicio de energía, existen diversos informes diseñados para facilitar la presentación de datos estadísticos solicitados por EPEC.

Contenidos Detallados

1. Módulo SOCIOS / CUENTAS CORRIENTES

a. Padrón de socios
i. Múltiples datos por ficha de socios. (razón social, nombre de inquilino, domicilio, localidad, cond. IVA, TEL, CUIT, tipo y nros. de medidores (energía y agua), categoría, monto de capitalización, personas en grupo familiar, fecha de ingreso al sistema, impuestos y servicios a facturar, etc.).

ii. Definición de cuotas a cobrar en diferentes servicios. El sistema facturará automáticamente la cantidad de cuotas indicadas por diferentes conceptos.

iii. Informe de socios por servicios. Se indica cantidad y porcentaje de socios a los que se les factura cada servicio, así como el total general de destinatarios de cada servicio (información obtenida a través del dato "personas en grupo familiar" de la ficha de cada socio).

iv. Informe estadístico de medidores. Se indican las cantidades de medidores monofásicos y trifásicos existentes por categoría, así como subtotales y totales generales.

v. Consultas varias. Pueden solicitarse informes de socios por categoría, socios activos a una determinada fecha, socios por código, socios por orden alfabético, etc.

b. Cuentas corrientes individuales por socio
i. Deuda general o por servicio.

ii. Importes totales o parciales por período.

iii. Acceso a los conceptos facturados por comprobante, en forma detallada.

iv. Informe de niveles históricos de consumo. Tanto en agua como en energía, se presentan los valores consumidos en el período solicitado, con posibilidad de graficación, ofreciendo totales y promedios mensuales.

v. Impresión de cuenta corriente. Existe la alternativa de imprimir el estado de la cta.cte. de un socio adjuntando notas de intimación de pago y aviso de corte de servicios, así como notas de constancia para la cooperativa.

vi. Informe global de deudores. Consulta global o por servicio. Posibilidad de filtrado por cantidad de cuotas adeudadas, tanto global como por servicio. Totales generales y parciales por servicio.

vii. Deuda general de un socio. Cuando un socio posee más de una propiedad, su estado de deuda está "dividido" en tantas partes como propiedades tenga. El sistema permite conocer la deuda general de un socio considerando todas sus propiedades, tanto en forma global como de algún servicio en particular.

c. Distribución de capital
Anualmente, el sistema calcula el incremento de capital correspondiente a cada socio, en base a los niveles de consumo globales y particulares, obteniendo el nuevo capital acumulado correspondiente.

d. Informe de cobranzas
Consulta global o por servicio, con posibilidad de indicar cualquier período de tiempo. Totales generales y por servicios.

e. Informe de facturación / ingresos por servicios
Para un determinado período de tiempo, el sistema presenta los totales facturados y / o cobrados por cada servicio, graficando los resultados.

f. Informes específicos de cobranzas
Suele ser frecuente que la cooperativa oficie de ente recaudador de servicios y / o colaboraciones de terceras organizaciones (municipalidad, bomberos, etc). Para estos casos se prevé la emisión de un informe mensual específico detallando las cobranzas relativas a estos conceptos, para ofrecer una clara liquidación.

2. Módulo ENERGÍA

a. Pequeños Consumidores
El sistema prevé la categorización de los pequeños consumidores en diversas categorías a definir por cada cooperativa, indicándose para cada categoría los valores de Kwh. por cada intervalo de consumo, así como los montos fijos a facturar. También se definen por categoría % de capitalización, % Imp. Nacional y % Imp. Municipal.

b. Grandes consumidores
Pueden gestionarse este tipo de consumidores, para los cuales el cálculo de los valores a facturar se realiza considerando una estructura tarifaria especial (EAP, EAR, EAV, DP, DF, EAD, EAN, etc.) y valores de lecturas y convenios específicos de cada socio (ajuste por coseno fi, valores autorizados de demanda, etc.) Ver ejemplo detalle de facturación adjunto.

c. Facturación
A modo de control, el sistema permite visualizar los totales de facturación, así como los importes de cada factura en particular, con anterioridad a la emisión de la facturación. También es posible controlar totales por categoría.

d. Facturación de "Otros Conceptos"
Puede definirse una lista de precios de materiales o conceptos facturables a los socios, que serán cargados al momento de la toma de lecturas y facturados automáticamente en el proceso de facturación general. Pueden indicarse conceptos de carga "fijos" (que se facturan todos los meses) y "no fijos" (que se facturan esporádicamente). Para los conceptos "fijos" bastará la carga inicial del dato para que luego el sistema facture automáticamente mes a mes dicho concepto (por ej. Mantenimiento o Pérdida de Transformador para usuarios rurales).

e. Libro de IVA
Una vez concluida la emisión de las facturas el sistema habilita la emisión del libro de IVA del período correspondiente, ofreciendo informes adicionales como por ej. totales por categoría, graficación de totales por categoría (tanto en Kwh. como en pesos), resumen de facturación de otros conceptos, etc.

f. Informe Acumulado de Socios por Período, Categoría e Intervalos
Destinado a analizar la distribución del consumo. Ver ejemplo.

g. Informe "Cuadro de Consumos por Períodos y Categorías"
Destinado para la presentación de datos estadísticos a EPEC, así como para análisis interno de la cooperativa. Se presentan datos tanto en Kwh. como en pesos (con opción a incluir o no capitalización). Ver ejemplo.

h. Simulación de cambio tarifario
El sistema permite simular una facturación total de un período con nueva estructura tarifaria, a valores de consumo de la última facturación "real", a fines de comparar (totales generales y por categoría) y ajustar la nueva estructura tarifaria.

i. Facturación individual
Además del proceso global de facturación, es posible la emisión de facturas y / o notas de crédito individuales a socios.

3. 4. y 5. Módulos AGUA, GAS y SEÑAL DE CABLE

a. Facturación
A modo de control, el sistema permite visualizar los totales de facturación, así como los importes de cada factura en particular, con anterioridad a la emisión de la facturación.

b. Facturación de "Otros Conceptos"
De la misma manera que en el módulo ENERGÍA, puede definirse una lista de precios de materiales o conceptos facturables a los socios, que serán cargados al momento de la toma de lecturas y facturados automáticamente en el proceso de facturación general. Pueden indicarse conceptos de carga "fijos" (que se facturan todos los meses) y "no fijos" (que se facturan esporádicamente), funcionando exactamente como se describió para el caso de ENERGIA.

c. Libro de IVA
Una vez concluida la emisión de las facturas el sistema habilita la emisión del libro de IVA del período correspondiente, ofreciendo informes adicionales como por ej. resumen de facturación de otros conceptos, totales discriminados por categoría de IVA, etc.

d. Simulación de cambio tarifario (para servicio de AGUA)
El sistema permite simular una facturación total de un período con nueva estructura tarifaria, a valores de consumo de la última facturación "real", a fines de comparar (totales individuales y generales) y ajustar la nueva estructura tarifaria.

e. Facturación individual
Además del proceso global de facturación, es posible la emisión de facturas y / o notas de crédito individuales a socios.

f. Informe estadístico de consumos por intervalos (para servicio de AGUA)
Consiste en una evaluación de la distribución de los consumos en relación a una serie de intervalos de m3 definidos (y redefinibles) según las necesidades de la cooperativa. Ver ejemplo.

Cabe destacar que el sistema parte de estos "contenidos básicos" y luego, en la etapa de implementación es ajustado a las necesidades específicas de cada caso, atendiendo a todos los pormenores que diferencian a las cooperativas entre sí (servicios ofrecidos, puntos de venta, impuestos y colaboraciones facturados, métodos de cálculo de importes, diseño de informes, etc.).

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